9 Điều cần biết trước khi mua máy scan cầm tay

Để có một chiếc máy scan tốt, chất lượng mà giá thành rẻ chắc chắn bạn đang rất khó lựa chọn. Bài viết sau đây là 9 điều cơ bản nhất để bạn có được chiếc máy scan cầm tay phù hợp nhất.

1. Bạn cần scan cái gì?

Xác định được mình cần scan loại tài liệu gì, trong bao lâu sẽ giúp bạn trong việc tìm kiếm một về các tính năng mà bạn cần. Hai loại phổ biến nhất là hình ảnh và tài liệu (các tờ tài liệu rời), nhưng cũng có những tài liệu khác như sách, danh thiếp, phim (tấm phim và âm bản), tạp chí và các bản gốc dễ dàng bị hư hỏng như tem. Ít phổ biến hơn là các vật 3D như tiền xu hoặc hoa. Bạn cũng nên xem xét chi tiết hơn về kích thước tối đa của tài liệu gốc hoặc vấn đề scan cả hai mặt của tài liệu.

2. Bạn có cần một máy scan phẳng?

Đối với hình ảnh hoặc tài liệu gốc dễ dàng bị hư hỏng, tài liệu có gáy, và các đồ vật 3D, bạn cần một máy scan phẳng. (Ở đây chúng ta đang đề cập về việc scan các đồ vật 3D cho ra hình ảnh hai chiều; còn máy scan 3D cho ra các hình ảnh 3D để trưng bày, in ấn là một khía cạnh khác hoàn toàn.) Các tài liệu gốc như hình ảnh và tem có thể đi qua khay nạp giấy tự động, nhưng có nguy cơ gây tổn hại chúng. Nếu thỉnh thoảng bạn cần phải scan loại tài liệu này, bạn có thể sử dụng máy scan nạp giấy thủ công cùng với phụ kiện bảo vệ tài liệu mỏng giúp bảo vệ bản gốc khỏi hư hại. Tuy nhiên, lưu ý rằng ngay cả các dòng máy scan thương hiệu mới, nếu miếng bảo vệ tài liệu mỏng bị trầy xước sẽ làm suy giảm chất lượng hình ảnh scan.

3. Bạn cần một máy scan nạp giấy thủ công?

Bạn có nhu cầu scan tài liệu thường xuyên, scan nhiều trang một lần, bạn sẽ muốn một máy scan chính hãng có khay nạp giấy. Việc mở nắp máy scan phẳng và đặt 1 tờ tài liệu vào để scan thì chỉ là một công việc nhỏ. Nhưng nếu phải lặp đi lặp lại quá trình này 10 lần cho bộ tài liệu 10 tờ thì thật là phiền toái, mệt mỏi. Một số dòng máy scan nạp giấy thủ công có thể xử lý những tài liệu dày, như thẻ bảo hiểm y tế.

4. Bạn cần một máy scan nạp giấy tự động?

Nếu bạn chủ yếu scan một hoặc hai tờ tài liệu cùng lúc, thì máy scan nạp giấy thủ công là sự lựa chọn mà bạn cần. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên scan nhiều bộ tài liệu, bạn sẽ muốn một máy scan có khay nạp tài liệu tự động (ADF); nó sẽ nạp giấy tự động và scan toàn bộ tài liệu của bạn trong khi bạn làm việc khác. Việc lựa chọn sức chứa của khay nạp giấy phụ thuộc vào số lượng tờ trong bộ tài liệu điển hình của bạn. Nếu thỉnh thoảng bạn có một bộ tài liệu nhiều hơn bình thường, bạn có thể bổ sung thêm tài liệu trong quá trình scan. Một số máy scan nạp giấy tự động cũng có thể xử lý tốt bộ tài liệu gồm các thẻ cứng.

9 Điều cần biết trước khi mua máy scan cầm tay

Hình ảnh máy scan cầm tay

5. Bạn cần scan tài liệu 2 mặt?

Scan tài liệu 2 mặt có nghĩa là scan cả hai trang của một tài liệu cùng một lúc. Nếu bạn có một máy scan có khay nạp giấy, và thường xuyên cần scan tài liệu 2 mặt (tài liệu được in trên cả hai mặt), bạn sẽ muốn có một máy scan có khả năng scan hai mặt, ADF scan 2 mặt, hoặc một máy scan có trình điều khiển với tính năng scan 2 mặt cùng một lúc.

Máy scan 2 mặt có hai camera để chụp ảnh ở 2 bên, do đó chúng có thể scan cả hai mặt của một tờ giấy cùng một lúc. Loại máy scan này scan nhanh hơn ADF scan 2 mặt nên chi phí đầu tư cũng sẽ cao hơn. Thông thường, ADF scan 2 mặt sẽ scan một mặt của tờ tài liệu trước, rồi tự động lật sang mặt còn lại để scan. Còn đối với máy scan có trình điều khiển với tính năng scan 2 mặt thủ công, bạn phải scan hết một mặt của bộ tài liệu và sau đó nạp tài liệu một lần nữa để scan tiếp mặt còn lại. Máy scan có tính năng scan 2 mặt tích hợp sẵn là sự lựa chọn hữu hiệu nhất cho những ai không có nhu cầu scan tài liệu 2 mặt thường xuyên hoặc ngân sách đầu tư khá eo hẹp.

6. Độ phân giải mà bạn cần là bao nhiêu?

Hầu hết các chức năng scan, độ phân giải không phải là một vấn đề quan trọng. Đối với các loại tài liệu thông thường, độ phân giải 200 điểm ảnh mỗi inch (ppi) cũng đã cho ra chất lượng ảnh đủ tốt sử dụng cho mọi mục đích, 300 ppi thì gần như cho ra chất lượng hoàn hảo, và hiện nay thật khó để tìm thấy một máy scan có độ phân giải thấp hơn 600ppi. Tương tự với hình ảnh, trừ khi bạn muốn cắt một phần nhỏ của bức ảnh hoặc in ảnh với kích thước lớn hơn so với bản gốc, 600 ppi là quá đủ.

Tuy nhiên, một số loại tài liệu gốc đòi hỏi scan ở độ phân giải cao hơn. Ví dụ, nếu bạn muốn scan tấm phim hay âm bản 35mm để in chúng với kích thước lớn hơn nhiều so với bản gốc, thì bạn sẽ cần phải scan chúng ở độ phân giải cao. Tương tự như vậy, nếu bạn muốn xem 1 chi tiết nhỏ trong một bản gốc như một con tem, bạn cũng sẽ cần phải scan nó ở độ phân giải cao. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn có một máy scan tài liệu với độ phân giải quang học ít nhất là 4,800ppi.

7. Kích thước tài liệu gốc của bạn như thế nào?

Việc chọn một máy scan tài liệu có thể xử lý được kích thước của tài liệu gốc mà bạn cần scan có vẻ là một vấn đề hiển nhiên, nhưng nó dễ dàng được bỏ qua. Ví dụ như hầu hết máy scan phẳng có kích cỡ khổ letter, sẽ có vấn đề nếu đôi khi bạn cần phải scan các tài liệu khổ legal. Do đó, máy scan tài liệu nạp giấy tự động (ADF) kết hợp với phụ kiện scan phẳng sẽ scan tự động các tài liệu khổ legal, nhưng không phải tất cả máy scan tài liệu đều làm được điều đó, vì vậy hãy kiểm tra chắc chắn. Bạn cũng có thể tìm thấy các máy scan tài liệu với phụ kiện scan phẳng khổ lớn hơn.

8. Phần mềm nào đi kèm với máy scan tài liệu?

Hầu hết các máy scan tài liệu sẽ chỉ hoạt động với các phần mềm scan liên quan, nhưng nếu phần mềm bạn cần đã được đi kèm với máy scan giá rẻ, bạn sẽ không phải tốn thêm chi phí cho nó. Tùy thuộc vào những gì bạn cần khi scan tài liệu, một số tính năng phần mềm bạn có thể tìm kiếm như chỉnh sửa hình ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR), lập chỉ mục văn bản, khả năng xuất tài liệu dưới dạng PDF searchable, và một chương trình quản lý thẻ.

9. Bạn cần một máy scan tài liệu với chức năng đặc thù?

Cuối cùng, hãy xem xét bạn có cần một máy scan tài liệu với chức năng đặc biệt. Ví dụ như, máy scan thẻ hoặc danh thiếp (nhỏ gọn, tính di động cao), máy scan sách (scan mà không phải tháo gáy), chuyên scan film (dạng kính phẳng, có độ phân giải quang học cao).

Có hai nhu cầu khác là máy scan cầm tay (máy scan nhỏ gọn, phù hợp để trong túi xách, balo) và máy scan dạng bút (kích thước như một cây bút). Một số máy scan di động mới nhất có thể hoạt động mà không cần máy tính, scan vào thẻ nhớ, hoặc thậm chí gửi file đến một điện thoại thông minh. Bạn cũng có thể tìm thấy loại máy scan kết hợp để bàn và di động nhờ thiết kế với một đế scan bao gồm khay nạp giấy tự động.

Máy in đa chức năng (MFP) có tích hợp sẵn máy scan, hầu hết được kết hợp các chức năng scan phẳng hoặc scan có khay nạp giấy thủ công và tự động. Tuy nhiên, để có được chức năng scan toàn diện, bạn nên sở hữu một chiếc máy scan tài liệu chuyên dụng.

Scroll