Hướng dẫn cách chọn mua máy scan phù hợp (Phần 1)

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ các đồ vật càng trở lên nhỏ bé và gọn nhẹ nhưng cũng rất nhiều chức năng. Thật vậy, với chiếc máy scan mini cầm tay là vật bất ly thân cho những bạn luôn cần đến tư liệu khi đọc sách báo hay đi công tác. Vậy để làm sao chọn được máy scan cầm tay phù hợp – dưới đây là một vài gợi ý cho bạn

1. Bạn cần scan cái gì ?

Đó là câu hỏi đầu tiên bạn cần phải trả lời. Biết chính xác nhu cầu scan của mình, bạn kỳ vọng chiếc máy scan sẽ xử lý cho bạn những loại giấy tờ gì và mức độ thường xuyên của việc scan như thế nào sẽ giúp bạn xác định được những tính năng bạn cần ở một chiếc máy scan.

Thông thường, lựa chọn phổ biến nhất là scan tài liệu và scan hình ảnh, nhưng cũng có thể có những nhu cầu scan khác như: film, danh thiếp, hay sách báo, tạp chí, hoặc các loại giấy tờ dễ bị rách như tem thư.

Chi tiết hơn bạn có thể nên xem xét đến kích thước tối đa hoặc chất liệu của các giấy tờ cần scan và nội dung của chúng để bạn biết rằng có cần dùng đến chiếc máy scan 2 mặt hay không.

2. Có cần khay scan phẳng không ?

Đối với hình ảnh hoặc các loại giấy tờ dễ rách, bạn sẽ phải cần đến khay scan phẳng ( tức là loại máy scan mở nắp). Các giấy tờ loại này cũng có thể scan với máy scan có khay cuốn giấy tự động, nhưng bạn sẽ gặp phải rủi ro là tài liệu của mình sẽ bị rách hoặc bị nhăn. Tuy nhiên, với các hãng máy scan danh tiếng hiện nay như Panasonic, Kodak, Fujitsu,… có thể cuốn giấy mỏng tới 0.04mm mà không sợ bị rách giấy.

Nếu bạn hiếm khi scan những loại tài liệu này (hình ảnh, giấy tờ mỏng, dễ rách) và nhu cầu của bạn chủ yếu là giấy tờ có chất liệu bình thường thì bạn có thể chọn một chiếc máy scan có khay nạp giấy tự động (ADF) là tốt nhất.

3. Có cần loại có bánh xe cuốn giấy ?

Nếu nhu cầu của bạn phải thường xuyên scan tài liệu, hoặc tài liệu của bạn thường có nhiều hơn một hoặc hai trang, thì bạn chắc chắn nên chọn một chiếc máy scan chính hãng dạng cuốn. Hãy tưởng tượng nếu sử dụng máy scan phẳng (Flatbed), bạn sẽ phải lật – mở nắp máy và định vị giấy trên khay kính phẳng, phiền toái hơn nữa là bạn sẽ phải lặp lại quá trình này 10 lần cho 10 trang tài liệu. Quá mất thời gian.

Một số máy scan dạng cuốn có thể cuốn được các loại thẻ cứng và dầy như thẻ ATM, thẻ bảo hiểm, chứng minh nhân dân, …điển hình như các dòng máy scan của Panasonic – chuyên quét các loại thẻ.

huong-dan-cach-chon-mua-may-scan-phu-hop-phan-1

Hình ảnh chiếc máy scan cầm tay

4. Có cần khay nạp giấy tự động ?

Nếu tại một thời điểm, bạn chỉ cần quét 1 hoặc 2 trang tài liệu thì bạn chỉ cần chiếc máy scan dạng cuốn nạp giấy bằng tay là đủ. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn phải thường xuyên scan một bộ tài liệu có số lượng trang nhiều hơn (10 trang chẳng hạn), bạn sẽ muốn chiếc máy scan của mình có sẵn khay nạp giấy (ADF) để có thể scan toàn bộ tài liệu dễ dàng trong khi bạn vẫn có thể rảnh tay để xử lý việc khác.

Việc lựa chọn công suất của khay nạp giấy (ADF) phụ thuộc vào số lượng trang của các bộ tài liệu mà bạn thường scan. Nếu thỉnh thoảng, bạn có bộ tài liệu có số lượng trang tăng đột biến thì cũng đừng lo ngại, bạn có thể chia nhỏ tài liệu theo công suất của khay nạp giấy, và thêm tài liệu vào khay ADF trong quá trình scan.Một số khay nạp giấy ADF cũng có thể nạp cùng lúc nhiều danh thiếp để scan.

5. Có cần máy scan 2 mặt ?

Scan 2 mặt có nghĩa là máy scan có thể scan cùng lúc 2 mặt của một trang giấy tại một thời điểm giấy đi qua mà không phải đảo bản gốc. Nếu bạn đã cần một chiếc máy scan dạng cuốn, hoặc có khay nạp giấy tự động (ADF) và tài liệu của bạn thì được in cả 2 mặt thì bạn sẽ cần một chiếc máy scan có thể scan cùng lúc 2 mặt (duplex).

Các máy scan 2 mặt thường có cả 2 camera, vì vậy máy có thể sao chụp cùng lúc 2 mặt của một trang giấy, tại cùng một thời điểm. Các máy dạng này scan nhanh hơn loại máy chỉ có 1 camera và có khả năng đảo bản gốc, nhưng ngược lại giá tiền sẽ cao hơn.

Máy scan 1 camera và đảo bản gốc sẽ scan 1 mặt, sau đó đảo mặt tài liệu và tiếp tục scan mặt còn lại. Trình điều khiển (driver) của loại máy này sẽ giúp bạn sắp xếp các trang tài liệu cho đúng thứ tự. Nếu bạn không thường phải scan 2 mặt hoặc ưu tiên chi phí thì loại máy này là một lựa chọn hợp lý dành cho bạn.

6. Độ phân giải ?

Đối với các nhu cầu scan phổ biến, độ phân giải không phải là một vấn đề lớn. Đối với tài liệu, bạn chỉ cần scan với độ phân giải 200dpi là đã đủ chất lượng để bạn lưu trữ và tham khảo, độ phân giải 300dpi là hoàn hảo cho các nhu cầu xử lý sau khi quét. Ngày nay, hầu hết các máy scan đều có độ phân giải đầu ra từ 600dpi trở lên. Đối với nhu cầu scan hình ảnh, trừ khi bạn có nhu cầu cắt một phần của bức ảnh hoặc cần chất lượng cao để in ảnh, độ phân giải scan ở 600dpi là quá đủ.

Đối với một vài nhu cầu khác có thể bạn cần scan ở độ phân giải cao hơn. Chẳng hạn như film 35mm hoặc film âm bản, bạn sẽ cần chiếc máy scan có độ phân giải quang học ít nhất là 4800dpi. Bạn đừng nhầm lẫn giữa độ phân giải quang học và độ phân giải nội suy (độ phân giải tuyên bố trên thông số kỹ thuật). Độ phân giải quang học thường sẽ thấp hơn độ phân giải tuyên bố (nội suy), bởi vì độ phân giải quang học thường bị giới hạn bởi chất lượng quang học của chiếc máy scan.

7. Kích thước tài liệu ?

Hầu hết mọi người thường bỏ qua điểm này, tuy nhiên nó khá quan trọng trong việc lựa chọn một chiếc máy scan. Bạn cần phải biết tài liệu của mình cần scan có kích thước A4 hay A3? A4 chiếm đa số hay A3 chiếm đa số? Trả lời các câu hỏi này sẽ giúp bạn lựa chọn được chiếc máy scan phù hợp với chi phí tối ưu nhất.

8. Hỗ trợ phần mềm ?

Bạn nên tìm hiểu kỹ các phần mềm đi kèm với chiếc máy scan, và nếu như chúng đáp ứng được nhu cầu của bạn thì bạn sẽ không phải tốn thêm chi phí nào nữa cho việc sử dụng các phần mềm này. Tùy thuộc vào kế hoạch scan của bạn, các phần mềm đi kèm mà bạn có thể quan tâm như: chỉnh sửa ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR), lập chỉ mục văn bản (text indexing), khả năng tạo file PDF searchable, và các ứng dụng scan danh thiếp.

Scroll